For at gøre mit hverv som kasserer for mit kursus-team, har jeg udarbejdet en formular via JotForm, hvori alle i teamet løbende kan indskrive oplysningerne for deres bilag. På den vis undgår man at bilag kommer den økonomiansvarlige i hænde sent i forløbet – og eventuelle budget-overskridninger vil med større sandsynlighed kunne blive fanget undervejs.
Og hvorfor bruger jeg så JotForm til dette?
- Hvor Google Forms har en række fine standard-felter til sine formularer, kan man i JotForm tilføje et unikt ID, som kan sendes direkte til brugeren når formularen er udfyldt. Dette ID bruger jeg til nummerering af bilagene.
- Indlejring af selve formularen på andre sider er elegant og lækker. Det er lidt sværere at få det til at se fedt ud, når man bruger Google Forms
- Der er en lækker integration med Google Drive, så man kan få både formular og vedhæftede filer ind i en dertil oprettet mappe.
Se det i aktion:
Jeg har lagt en test-udgave af formularen op her. Så kan du allerede nu få en idé om hvordan det virker for brugerne.
- Indtast oplysninger om dit bilag
- Tryk send.
- Du skriver det bilags-nr. du får oplyst på din originale kvittering. Er det en digital kvittering, skal den vedhæftes og vi sørger for nummerering.
- Du modtager en mail med link til at kunne redigere dine oplysninger
- Du afleverer dit originale bilag til Mathias
Opsætning af JotForm til bilag
Jeg vil nu vise jer trin for trin, hvordan I kan sætte jeres eget bilags-system op vha. JotForm. Da jeg har oprettet en skabelon i kan arbejde ud fra, vil denne proces være relativ let for de fleste.
- Opret en bruger på jotform.com. Bemærk at det er muligt at ændre sproget til dansk.
- Find skabelonen ‘Bilag’ og opret din egen kopi af formularen.
- Nu er dit bilag oprettet efter Team Lyx’ standard-indstillinger. Særligt kan det være relevant for jer at ændre feltet for ‘Navn’ og ‘Udvalg’. Jeg har valgt selv at indtaste teamets navne og de udvalg der er budgetteret med, så der ikke pludselig kommer overraskelser.
- Vil du for eksempel ændre på udvalgene, trykkes der på feltet for udvalg, hvorefter du i toppen af vinduet kan trykke “Options”.
- Alle felter har desuden en “options”-funktion i højre side af feltet, hvor der gives endnu flere muligheder for at ændre i hvordan feltet virker. Eksempelvis kan der ændre på feltets størrelse og hvilken tekst der står på forhånd.
- I toppen af vinduet under fanen “Setup & Embed”, er det muligt at tilgå den besked brugeren får når bilaget er sendt af sted. Tilføjer eller ændrer du nogle af standard-felterne, skal du ind i denne formular, for at tilføje dem i bekræftelses-boksen.
-
Bemærk at alle genveje til felterne er at finde i menuen til højre. Feltet skal hedde noget ala {belob} for at den indskriver de data, brugeren har skrevet i formularen. Tryk Finnish, når du er færdig med at redigere siden.
-
For at kunne få fuld kontrol over de data, der indtastes i formularen, kan du trykke på “Integrations” under fanen “Setup & Embed” Her vil jeg anbefale at du tilføjer Google Drive og Google Spreadsheet. Du vil blive bedt om at godkende at JotForm får adgang til din mappestruktur i Google Drive, hvilket er nødvendigt for at opnå integrationen. Når du er færdig med at integrere, vil du opdage i Google Drive at der er blevet oprettet en mappe ved navn JotForm samt et spreadsheet med titlen Bilag (medmindre du har ændret formularens navn). Disse mapper og filer kan du frit flytte i andre mapper uden at integrationen forsvinder. Selve spreadsheetet skal du dog være påpasselig med, hvad du ændrer i. Man kan oprette og ændre i andre faner – men tilføjer eller fjerner du felter i JotForms formular, vil spreadsheetet blive nulstillet fuldstændigt.
- Email-opsætning: Såfremt du har bedt om teamets mailadresser, kan du opsætte funktionen for at de automatisk får en mail når formularen er udfyldt. Det gøres via funktionen “Email alerts” i fanen “Setup & Embed”. I vores team har vi opsat mails via navnene, men det kræver Google Scripting i det spreadsheet du har integreret formularens resultater ind i.
- Test! Jeg foreslår at du sørger for at teste det hele af nogle gange først, for at undgå fejl i systemet. Formularen kan testes vha. “Preview”-knappen øverst til venstre. Alle test-indtastninger kan slettes bagefter ved at gå til My Forms og trykke på formularen efterfulgt af “Submissions”.
- Når du har tilpasset alle felter og testet din formular, skal du kunne dele formularen med resten af dit team. Dette opnås under “Setup & Embed”, hvor Embed-funktionen dækker over en lang række muligheder for at integrere formularen med andre websider. Det er selvfølgelig også muligt at dele et direkte (langt) link til JotForms egen side. Bemærk at der er en lille begrænsning på brug af en “Secure form”, så det vil jeg ikke råde dig til at anvende.
Tillykke! Nu har du oprettet et lækkert bilags-system til dit team. Har du nogle spørgsmål, er du velkommen til at skrive til mig på mathias@puf-lyx.dk
Bonus: Google Scripting
For vores team har vi fokuseret på at det skal være så let som muligt at indtaste oplysninger. Derfor har vi valgt at vi på forhånd har gemt vores medlemmers @puf-lyx.dk mail i spreadsheetet. Således behøver de kun at markere deres eget navn i bilags-formularen – og de vil efterfølgende få en mail der bekræfter de data, de har indtastet – samt et link til at kunne redigere det efterfølgende.
Selve maildelen er opsat med Google Scripting, hvilket jeg formentlig skriver lidt om i en fremtidig post.